Hướng Dẫn Cài Đặt Scan to Email Với Gmail Trên Máy Photocopy Ricoh
(Cập Nhật Bảo Mật Google)

Tổng Quan

Từ ngày 30/05/2022, Google đã áp dụng các biện pháp bảo mật mới, ảnh hưởng đến việc gửi và nhận email từ các thiết bị như máy Photocopy Ricoh khi sử dụng Gmail.
Nếu bạn đang sử dụng tính năng Scan to Email, bạn cần thực hiện các bước bên dưới để đảm bảo thiết bị vẫn gửi email bình thường.

Các Tính Năng Bị Ảnh Hưởng

– Gửi email (SMTP)

Scan to Email
Scan to Me
Email thông báo tự động
Email thông báo theo yêu cầu
Internet FAX (sending)

– Nhận email (POP3/IMAP4)

Internet FAX (receive) / Mail to Print

Cách Khắc Phục

✅ Giải pháp: Tạo và sử dụng mật khẩu ứng dụng (App Password)

Bạn có thể tiếp tục sử dụng các chức năng trên nếu tạo một mật khẩu ứng dụng (App Password) và thiết lập lại trong phần cấu hình SMTP/POP3/IMAP4 trên máy Ricoh.

Nếu bạn đã từng tạo và thiết lập mật khẩu ứng dụng trước đó, bạn không cần thực hiện lại.

Các Bước Thiết Lập Cụ Thể

🔐 1. Tạo Mật Khẩu Ứng Dụng Gmail

📌 Lưu ý: Thao tác này phải thực hiện trên máy tính. Google yêu cầu bạn bật xác minh 2 bước (2-Step Verification) trước khi có thể tạo mật khẩu ứng dụng.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google

Truy cập: https://myaccount.google.com/
Đăng nhập bằng tài khoản Gmail bạn đang dùng cho máy Ricoh.

Bước 2: Bật xác minh 2 bước (nếu chưa bật)

Vào mục Bảo mật (Security).
Tại phần Xác minh 2 bước, nhấn Bật và làm theo hướng dẫn.
Hướng dẫn chi tiết: https://support.google.com/accounts/answer/185839

Bước 3: Tạo mật khẩu ứng dụng

Truy cập: https://myaccount.google.com/apppasswords
Xác thực lại bằng mật khẩu hoặc xác minh 2 bước nếu được yêu cầu.
Chọn Mail tại mục “Chọn ứng dụng”.
Chọn Khác (Other) → Gõ tên (ví dụ: “Ricoh MFP”) → Nhấn Tạo (Generate).
Google sẽ hiển thị mật khẩu ứng dụng gồm 16 ký tự. Sao chép mật khẩu này để dùng ở bước tiếp theo.

2. Thiết Lập Trên Thiết Bị Ricoh

Bạn cần nhập mật khẩu ứng dụng vừa tạo vào phần cấu hình gửi email trên Ricoh.

A. Cấu Hình Gửi Email (SMTP)

Trên bảng điều khiển thiết bị Ricoh (LCD):

Vào Settings (Cài đặt) → System Settings (Cài đặt hệ thống) →
Send (Email/Folder) → Email → SMTP Authentication
Nhập địa chỉ Gmail và mật khẩu ứng dụng 16 ký tự.

Hoặc cấu hình qua Web Image Monitor:

Truy cập IP của máy Ricoh trên trình duyệt.
Vào Configuration → Email → SMTP.
Nhập Gmail và mật khẩu ứng dụng.

B. Cấu Hình Nhận Email (POP3/IMAP hoặc Mail to Print/Fax)

Chỉ thực hiện nếu bạn dùng tính năng nhận email hoặc Fax Internet.

Trên bảng điều khiển Ricoh:

Vào Settings → Fax Settings → Detail

Hoặc qua Web Image Monitor:

Vào Configuration → Email → FAX Email Account

✅ Sau Khi Hoàn Tất

Bạn có thể kiểm tra lại bằng cách:

Thực hiện chức năng Scan to Email từ máy Ricoh.
Kiểm tra xem email có được gửi thành công không.

Kết Luận

Việc Cài đặt Scan to Email với Gmail trên máy Photocopy Ricoh sau khi Google cập nhật chính sách bảo mật là rất cần thiết để đảm bảo hoạt động ổn định của thiết bị. Bằng cách tạo và sử dụng mật khẩu ứng dụng, bạn có thể tiếp tục gửi và nhận email như bình thường mà không gặp lỗi xác thực. Hãy thực hiện đầy đủ và chính xác từng bước hướng dẫn để tránh gián đoạn công việc. Nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt, bạn nên liên hệ bộ phận IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ thêm.

Xem thêm: