eDoc – Giải Pháp Lưu Trữ Và Số Hóa Tài Liệu Thông Minh Cho Doanh Nghiệp

Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý tài liệu truyền thống bằng giấy đang dần bộc lộ nhiều hạn chế về không gian, thời gian và chi phí. Các kho lưu trữ vật lý cồng kềnh, quy trình tìm kiếm thủ công mất nhiều giờ đồng hồ, và rủi ro mất mát, thất thoát tài liệu luôn thường trực. Nhận thấy nhu cầu cấp thiết đó, Nhật Tiến Thanh tự hào giới thiệu eDoc – Phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp và AiDoc – Phần mềm bóc tách dữ liệu thông minh, cà 2 phần mềm được thiết kế để giải quyết mọi thách thức trong việc quản lý hồ sơ, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho đa ngành nghề.

eDoc là gì?

eDoc là một nền tảng lưu trữ tài liệu và khai thác dữ liệu tiên tiến, được phát triển bởi Nhật Tiến Thanh , một chuyên gia trong lĩnh vực máy photocopy cao cấp và giải pháp số hóa tài liệu. Với eDoc, các doanh nghiệp và tổ chức có thể chuyển đổi toàn bộ tài liệu từ dạng vật lý sang kỹ thuật số, quản lý một cách đơn giản, nhanh chóng và bảo mật. Bên cạnh đó, Nhật Tiến Thanh còn cung cấp AiDoc – phần mềm bóc tách dữ liệu thông minh, bổ trợ đắc lực cho eDoc trong việc khai thác thông tin từ tài liệu số.

Nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu

Trong bối cảnh hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những vấn đề sau liên quan đến tài liệu:

• Số hóa tài liệu: Nhu cầu chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu số ngày càng tăng cao để dễ dàng lưu trữ và truy cập. Việc đánh dấu file lưu trữ tương thích với các bản cứng (vật lý) lưu theo thùng, hàng, kệ tại các kho lưu trữ là một thách thức không nhỏ.
• Tiết kiệm chi phí: Chi phí cho kho lưu trữ vật lý, in ấn, bảo quản và nhân lực quản lý hồ sơ giấy là gánh nặng không hề nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp.
• Tìm kiếm tài liệu: Việc tìm kiếm một tài liệu cụ thể giữa hàng trăm nghìn tài liệu được lưu kho truyền thống có thể mất rất nhiều thời gian và công sức.
• An toàn, bảo mật: Các tài liệu quan trọng cần được mã hóa và phân quyền truy cập để đảm bảo không bị thất thoát hoặc chỉnh sửa trái phép.

 

Giải pháp số hóa tài liệu với eDoc

 

Lợi ích vượt trội của eDoc mang lại cho doanh nghiệp

eDoc không chỉ đơn thuần là một phần mềm lưu trữ, mà còn là một giải pháp toàn diện mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Dễ dàng lưu trữ hồ sơ tài liệu: Sau khi được chỉnh lý và sắp xếp, các kho lưu trữ của doanh nghiệp sẽ được bố trí khoa học và đánh mã số, phục vụ cho quá trình tìm kiếm dễ dàng hơn.
• Dễ dàng tìm kiếm: Với sự tích hợp công nghệ AI và OCR, eDoc giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm tài liệu. Người dùng chỉ cần nhập từ khóa, hệ thống sẽ nhanh chóng đưa ra các tài liệu tương ứng với độ chính xác cao . eDoc hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung toàn văn bản , cung cấp kết quả gợi ý dựa trên mức độ liên quan.
• Dễ dàng tổng hợp, báo cáo: eDoc cho phép tổng hợp và báo cáo nhanh chóng khi cần nhờ các chức năng bóc tách dữ liệu từ văn bản đã được lưu trữ trên hệ thống. Điều này giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thống kê.
• Dễ dàng truy cập và chia sẻ: Tài liệu số trên eDoc có thể được truy cập nhanh chóng từ bất kỳ đâu thông qua internet hoặc mạng nội bộ. Việc chia sẻ tài liệu với nhiều người cùng lúc trở nên đơn giản mà không cần in ấn hay gửi bản cứng.
• Giảm thiểu thời gian và công sức: Thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm tài liệu vật lý như trước đây, eDoc giúp giảm thời gian này xuống chỉ còn vài phút.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ: eDoc ứng dụng Ghostscript để nén dung lượng file PDF, tối đa hóa không gian lưu trữ trên hệ thống. Điều này giúp giảm nhu cầu lưu trữ vật lý, cắt giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu giấy , từ đó thu gọn tối đa số lượng tài liệu lưu kho và giảm khối lượng công việc của nhân viên văn thư.
• Sao lưu dữ liệu dễ dàng: Hệ thống eDoc đảm bảo an toàn cho dữ liệu lưu trữ bằng việc sao lưu định kỳ các tài liệu có trên hệ thống , giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu trong trường hợp có sự cố.

Tính năng bảo mật và an toàn dữ liệu hàng đầu

Bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu của eDoc. Hệ thống được trang bị các lớp bảo mật mạnh mẽ:

• Bảo vệ bằng mật khẩu/mã hóa: eDoc sử dụng công nghệ mã hóa lưu trữ (At-rest encryption) và mã hóa truyền tải (In-transit encryption) để bảo vệ dữ liệu.
• Kiểm soát quyền truy cập: Người quản trị dễ dàng kiểm soát quyền truy cập, chỉ cho phép những người có thẩm quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu , đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, giảm thiểu rủi ro.
• Phân quyền chi tiết: eDoc cho phép phân quyền thao tác với từng tài khoản, giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép.

Quy trình số hóa tài liệu với eDoc

Quy trình số hóa tài liệu với eDoc được thực hiện một cách chuyên nghiệp và an toàn:

• Chuẩn bị: Chuẩn bị các thiết bị phục vụ quá trình scan, kiểm tra dưới sự chứng kiến của kỹ thuật hai bên để đảm bảo thiết bị đạt yêu cầu.
• Scan: Quá trình scan không được phép truy cập internet. Dữ liệu sau scan được lưu trữ tại thiết bị và niêm phong.
• Bảo mật: Các thiết bị sử dụng trong quá trình scan, lưu trữ, truyền tải được định dạng lại với sự chứng kiến và xác nhận của nhân viên kỹ thuật.

AiDoc – Phần mềm bóc tách dữ liệu thông minh

Bên cạnh eDoc, Nhật Tiến Thanh còn giới thiệu AiDoc – phần mềm bóc tách dữ liệu chuyên sâu, giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu, giảm tải thời gian nhập liệu và chi phí không gian lưu trữ tài liệu giấy.

Nhu cầu của doanh nghiệp về bóc tách dữ liệu:

• Tổng hợp, báo cáo: Việc liên tục số hóa tài liệu trong quá trình làm việc giúp các số liệu được thống kê liên tục, kịp thời.
• Trích xuất thông tin: Trích xuất các thông tin cần thiết trong tài liệu nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác.
• Phân loại tài liệu: Phân loại loại tài liệu theo loại trong bộ hồ sơ, hộp/cặp lưu trữ.

Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi không có AiDoc:

• Tổng hợp thủ công: Việc tổng hợp thủ công thông tin mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Hiệu quả kém: Việc lọc và tổng hợp các tài liệu cùng loại tại nhiều bộ hồ sơ làm phân tán nhân lực, vật lực của doanh nghiệp.
• Khó khăn trong báo cáo: Khi cần thực hiện báo cáo, thống kê nhân viên cần phải rà soát lại thông tin, số liệu trong các bộ hồ sơ, tài liệu gây lãng phí thời gian.

Giải pháp AiDoc – Tính năng vượt trội:

AiDoc mang đến giải pháp bóc tách tài liệu với những tính năng vượt trội:
 

 

AiDoc – Giải pháp theo ngành nghề

Với chuyên môn công nghệ hàng đầu và sự am hiểu nghiệp vụ sâu sắc trong nhiều lĩnh vực, TC Software (công ty phát triển AiDoc) cung cấp các giải pháp xử lý dữ liệu số đáp ứng đúng đặc thù của từng ngành:

• Y tế: Quản lý bệnh viện (phiếu đăng ký khám bệnh, giấy giới thiệu, đơn xin nhập viện, hóa đơn viện phí, phiếu khám bệnh, phiếu chỉ định xét nghiệm, phiếu kết quả xét nghiệm, phiếu theo dõi địa chỉ), BHYT – Giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD, giấy khai sinh, hợp đồng dịch vụ y tế, thẻ BHYT, bảng kê chi phí khám chữa bệnh), Tài liệu chuyên môn (phác đồ điều trị, báo cáo y tế công cộng, biên bản hội chẩn, giấy cam kết điều trị, đơn xin ra viện, phiếu đồng ý phẫu thuật).
• Tài chính – Ngân hàng: Pháp lý doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận mẫu dấu, hợp đồng thuê văn phòng/nhà xưởng, đăng ký bản quyền, hợp đồng lao động), Tài sản bảo đảm (sổ đỏ/sổ hồng, giấy đăng ký xe, hóa đơn mua hàng, tờ khai FATCA, báo cáo tài sản/khấu hao, tờ khai CRS), Tài liệu KYC & AML (hồ sơ định danh khách hàng, biểu mẫu xác minh nguồn tiền), Tài liệu báo cáo nội bộ (báo cáo tín dụng, biểu mẫu xét duyệt tín dụng, báo cáo kiểm toán nội bộ, xét duyệt khoản vay).
• Giáo dục: Hồ sơ học sinh (học bạ, phiếu đăng ký tuyển sinh, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, bảng điểm), Hồ sơ giáo viên (hồ sơ viên chức, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm/chuyển công tác, bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn), Giấy tờ hành chính – quản lý (công văn/thông báo, biên bản họp hội đồng, kế hoạch năm học, báo cáo chuyên môn, đề án/dự án giáo dục), Tài chính – thu chi (phác đồ điều trị, báo cáo y tế công cộng, biên bản hội chẩn, giấy cam kết điều trị, đơn xin ra viện, phiếu đồng ý phẫu thuật).
• Bán lẻ: Định danh doanh nghiệp (giấy phép bán lẻ, giấy phép kinh doanh, giấy phép quảng cáo, hợp đồng thuê/mua), Hàng hóa & vận hành (phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê hàng, hợp đồng mua/đặt hàng), Tài chính – Kế toán (hóa đơn đầu vào/đầu ra, báo cáo doanh thu, phiếu thu/chi, báo cáo tồn kho, biên bản đối chiếu công nợ, báo cáo tài chính), Nhân sự & quản lý nội bộ (hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương/phiếu lương, quy định nội bộ, đơn xin nghỉ phép, bảng phân ca).
• Bảo hiểm: Tài liệu hợp đồng bảo hiểm (hợp đồng bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm, phụ lục hợp đồng), Tài liệu yêu cầu bồi thường (đơn yêu cầu bồi thường, hồ sơ y tế, biên bản tai nạn/giám định), Tài chính – thanh toán (biên lai thu phí, sao kê ngân hàng, phiếu chi, phiếu hoàn tiền), Tài liệu pháp lý (quy trình xử lý khiếu nại, biên bản xử lý tranh chấp, văn bản quy phạm pháp luật bảo hiểm).
• Hành chính công: Văn bản quy phạm pháp luật (luật, nghị định, thông tư, quyết định), Văn bản hành chính (công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, biên bản, đơn từ), Tài chính – ngân sách (dự toán ngân sách, báo cáo quyết toán, hóa đơn/phiếu chi, hợp đồng mua sắm công, hồ sơ dự án/đầu tư công), Hồ sơ tiếp dân (sổ tiếp dân, hồ sơ khiếu nại/tố cáo, văn bản trả lời công dân).

So sánh phương pháp truyền thống và phần mềm AiDoc

Tiêu chí	Truyền thống	Phần mềm AiDoc
Nhập liệu	Thủ công, mất thời gian	Tự động, nhanh chóng
Sai sót	Cao	Đúng tới 99%
Lưu trữ	Khó quản lý, tốn không gian	Kỹ thuật số, dễ truy xuất
Tìm kiếm	Chậm, khó khăn	Bằng OCR nhanh, chính xác

Kết luận

Với eDoc và AiDoc, Nhật Tiến Thanh cam kết mang đến giải pháp số hóa và quản lý tài liệu hàng đầu, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo an toàn thông tin. Hãy để eDoc và AiDoc trở thành cánh tay đắc lực, đưa doanh nghiệp của bạn tiến vào kỷ nguyên số một cách mạnh mẽ và bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp eDoc – AiDoc:

CÔNG TY MÁY VĂN PHÒNG NHẬT TIẾN THANH

Địa Chỉ: Tòa nhà 76 Lê Hồng Phong P.2 Q.5 TP. Hồ Chí Minh

Website: iPhotocopy.com

Điện thoại: 0901.803.783